News- und Informationsversand

Datenschutzhinweise zum News- und Informationsversand

Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Aufbau und der Nutzung eines Verteilers zum Newsletter- und Informationsversand zu einem Programm der Stiftung SPI. Der Verteiler dient ausschließlich dazu, über kostenlose Angebote zu informieren. Die Hinweise beziehen sich auf die folgenden Verarbeitungstätigkeiten:

• gezielte Recherche öffentlich zugänglicher beruflicher Kontaktdaten im Internet und Aufbau eines Verteilers,
• aktive Eintragung in denselben Verteiler über CleverReach sowie
• Versand eines Newsletters über CleverReach an den Verteiler.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen ist die im Impressum genannte Stelle.

Datenschutzbeauftragter

Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie jederzeit an den Datenschutzbeauftragten richten. Die Kontaktdaten lauten:

datenschutz nord GmbH
Standort Berlin
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
E-Mail: office(at)datenschutz-nord.de

Verarbeitungstätigkeiten

1. Einträge in den Verteiler

a) Recherche öffentlich zugänglicher Kontaktdaten und Aufbau eines Verteilers

Wir recherchieren gezielt in öffentlich zugänglichen Internetquellen, um Einrichtungen, Organisationen, Unternehmen und beruflich zuständige Ansprechpersonen zu ermitteln, die für kostenlose Angebote der Stiftung SPI oder ihrer öffentlichen Auftraggeber (z. B. Behörden oder Ministerien) in Betracht kommen. Die recherchierten Kontaktdaten werden in einem themen- oder zielgruppenbezogenen Verteiler gespeichert.

Verarbeitete Daten: Name, berufliche Funktion oder Zuständigkeit, Organisation oder Träger, dienstliche E-Mail-Adresse, gegebenenfalls dienstliche Postanschrift sowie Quelle und Datum der Recherche.

Datenquellen: Öffentlich zugängliche Websites und Online-Verzeichnisse, insbesondere Internetauftritte der jeweiligen Einrichtungen und Organisationen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dient dem Aufbau eines fachlich passenden Verteilers und der Information über kostenlose Angebote. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, geeignete berufliche oder institutionelle Adressat*innen über kostenlose Bildungs-, Beratungs- und Unterstützungsangebote zu informieren. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht gezielt erhoben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

Da die Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, stellen wir die Informationen nach Art. 14 DSGVO innerhalb der gesetzlichen Frist, spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, zur Verfügung. Dabei benennen wir die konkrete Datenquelle, wenn diese aus nicht öffentlich zugänglichen Informationen stammt.

b) Freiwillige Eintragung in den Verteiler

Sie können sich aktiv und freiwillig in denselben Verteiler eintragen. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie freiwillig mitgeteilte Angaben, beispielsweise Ihren Namen, Ihre Funktion oder Ihre Organisation. Zur Dokumentation der Anmeldung können außerdem der Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt gespeichert werden.

Die Anmeldung wird erst nach Bestätigung des zugesandten Links wirksam. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jeder Nachricht.

2. Versand des Newsletters

Wir verwenden den Verteiler, um per E-Mail über kostenlose Angebote zu informieren. Für Erstellung, Verwaltung und Versand des Newsletters setzen wir CleverReach ein. Im Zusammenhang mit dem Versand werden die Kontaktdaten im Verteiler sowie technisch erforderliche Versand- und Zustellinformationen verarbeitet.

Bei Personen, die sich aktiv eingetragen haben, erfolgt der Versand auf Grundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei beruflichen Kontaktdaten, die durch die Internetrecherche in den Verteiler aufgenommen wurden, beruht die datenschutzrechtliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unabhängig davon wird vor dem Versand geprüft, ob die zusätzlichen wettbewerbs­rechtlichen Voraussetzungen für elektronische Werbung erfüllt sind. Ein Versand erfolgt nur, wenn eine erforderliche Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Ausnahme anwendbar ist.

Jede Newsletter-E-Mail enthält eine einfache Möglichkeit, weitere Nachrichten abzubestellen. Ein Widerruf oder Widerspruch ist jederzeit auch durch eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten möglich.

Empfänger und Auftragsverarbeitung

Zugriff auf die Daten erhalten nur die bei der Stiftung SPI mit der Recherche, Verwaltung des Verteilers und Angebotskommunikation befassten berechtigten Beschäftigten. Für die Verteilerverwaltung und den Newsletterversand setzen wir folgenden Auftragsverarbeiter ein:

CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede, Deutschland

CleverReach verarbeitet die Daten nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer

Recherchierte Kontaktdaten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich, erkennbar unrichtig oder veraltet sind oder ein Widerspruch vorliegt. Ohne Aktualisierung oder zulässige Kontaktaufnahme erfolgt die Löschung grundsätzlich spätestens 24 Monate nach der letzten Überprüfung.

Daten aus einer aktiven Anmeldung werden bis zum Widerruf der Einwilligung oder zur Abmeldung verarbeitet und anschließend aus der aktiven Versandliste entfernt. Erforderliche Einwilligungs-, Widerrufs- und Widerspruchsnachweise können für gesetzliche Nachweis- und Verjährungsfristen aufbewahrt werden.

Zur dauerhaften Beachtung einer Abmeldung oder eines Widerspruchs können die erforderlichen Kontaktdaten ausschließlich zu diesem Zweck in einer Sperrliste gespeichert werden.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem sie den Newsletter abbestellen.

Besonderer Hinweis zum Widerspruch gegen Direktwerbung

Der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Nach dem Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet. Eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten genügt.

Sie haben außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).