Rückenwind³

ESP – Erhalt und Sicherung von Fachkräften durch Prozessdigitalisierung

Dieses Projekt strebt die Umsetzung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie in der Stiftung SPI Brandenburg an. Ziel der Maßnahme ist eine deutliche Entlastung und damit die Sicherung von Mitarbeiter:innen.

Im Vorhaben werden die Verwaltungsaufgaben nach Bedarfen und Relevanz analysiert. Notwendige Prozesse sollen strukturiert und digitalisiert werden. Dabei wird die gesamte Stiftung einbezogen und nach passenden Lösungen gesucht, um Vorteile in der Kommunikation, Entlastung und modernes Arbeiten zu erhalten.

Im Rahmen des Projekts wird nach Abschluss der Bestandsaufnahme eine Pilotgruppe eingerichtet, die eine zentrale Rolle bei der Entwicklung und Erprobung neuer digitaler Verwaltungsprozesse spielen wird. Ein weiterer Baustein ist die Weiterentwicklung und Optimierung des bestehenden Intranets. Dies dient als zentrale Kommunikationsplattform und soll durch die Einführung neuer Funktionen und einer verbesserten Benutzeroberfläche effektiver und nutzerfreundlicher gestaltet werden.

Nach Abschluss wird eine Trainingsstruktur entwickelt. Diese stellt sicher, dass alle Projektverantwortlichen unabhängig von ihren Vorkenntnissen sicher mit den neuen Arbeitsplatztechnologien arbeiten können. Als Dokumentationsgrundlage wird ein Handbuch erstellt, in dem die Prozesse in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen textlich dargestellt werden. Außerdem werden alle Projektleitenden umfassend im Umgang mit den neuen Technologien geschult.

Ziel dieser Schulungen ist es, die Projektleitenden mit den neuen Werkzeugen und Methoden vertraut zu machen und ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, damit sie ihre Teams effektiv durch den digitalen Wandel führen können. Essenziell ist die Etablierung von Digitallotsen. Diese speziell geschulten Mitarbeiter:innen spielen eine zentrale Rolle bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verstetigung der digitalen Prozesse. Sie fungieren als Ansprechpartner:innen und Berater:innen für ihre Kolleginnen und Kollegen und unterstützen diese bei der Anwendung neuer Technologien.

Als erster digitaler Prozess ist die Rechnungsfreigabe und –analyse via KI bereits in der Erprobung durch ausgewählte Projekte und steht kurz vor dem Rollout in die gesamte Organisation. Dieser Prozess spart den Beteiligten Arbeitszeit, reduziert die Fehlerquote in den DATEV-Buchungen und schafft Transparenz über den Fortschritt eingereichter Rechnungen.

ESP – Erhalt und Sicherung von Fachkräften durch Prozessdigitalisierung

Das Projekt entwickelt eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie für die Stiftung SPI Brandenburg. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, Mitarbeitende zu entlasten und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu stärken. Dazu werden Arbeitsabläufe analysiert, digitalisiert und durch Schulungen sowie verständliche Anleitungen begleitet.

Aktuelle Entwicklungen

2025 wurden wichtige Meilensteine erreicht: Microsoft 365 wurde erfolgreich für eine Pilotgruppe eingeführt und bildet die Grundlage für modernes, digitales Arbeiten. Parallel entstehen ein neues Intranet sowie standardisierte Verwaltungsprozesse. Ab 2026 werden über 300 Mitarbeitende in Microsoft 365 und digitalen Arbeitsprozessen geschult. Zudem wird mit einer KI-gestützten Rechnungsfreigabe bereits der erste digitale Verwaltungsprozess organisationsweit vorbereitet.

Die Erfahrungen aus der bisherigen Projektarbeit werden kontinuierlich ausgewertet, um eine nachhaltige, praxisorientierte und bedarfsgerechte Umsetzung sicherzustellen.

Kontakt, Öffnungszeiten und Anfahrt

Stiftung SPI
Rückenwind³ ESP – Erhalt und Sicherung von Fachkräften durch Prozessdigitalisierung
Berliner Straße 54
03046 Cottbus
Ansprechperson: Jendrik Banderob, Panagiotis Kilimis

Telefon: 0355 28863876
Fax: 0355 28863878
E-Mail: rueckenwind(at)stiftung-spi.de
Website: https://www.bagfw-esf.de/projekte

Öffnungszeiten
nach Vereinbarung

Verkehrsverbindung
Straßenbahn Linie 3, Haltestelle Waisenstraße, Im Haus Jule

Fahrinfo unter www.vbb.de

Übergeordnetes Ziel der Maßnahmen ist es, das Fachpersonal deutlich zu entlasten und die Stiftung SPI als modernen und zeitgemäßen Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt zu präsentieren. Durch die Einführung und Optimierung digitaler Prozesse sollen Verwaltungsaufgaben effizienter gestaltet und das Personal von Routinetätigkeiten entlastet werden. Dadurch können sich die Fachkräfte verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und ihre Kompetenzen und Fähigkeiten optimal einsetzen. Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen trägt somit nicht nur zur Steigerung der Effizienz und Produktivität, sondern auch zur Fachkräftesicherung bei. Mitarbeitende fühlen sich durch die Entlastungsmaßnahmen wertgeschätzt und haben mehr Freiräume für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten, was wiederum zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und Motivation beiträgt.

Die Beteiligungsstruktur und ihre Vorteile

Die angewandte Beteiligungsstruktur sorgt für eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit bei allen Mitarbeitenden. Durch die aktive Einbindung in die Entscheidungsprozesse fühlen sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und ernst genommen. Dies fördert nicht nur die Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen, sondern auch die Bereitschaft, sich aktiv in die Gestaltung und Weiterentwicklung der digitalen Prozesse einzubringen. Regelmäßige Feedbackrunden und Workshops bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Erfahrungen und Ideen einzubringen und so aktiv zur Optimierung der Unternehmensprozesse beizutragen. So entstehen praxisnahe und nutzerfreundliche Lösungen, die den tatsächlichen Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeitenden entsprechen.